Privatlivs- og cookiepolitik for SMTP.dk

Senest opdateret: 1 september 2026

Denne politik forklarer, hvordan SMTP.dk ApS (“SMTP.dk”, “vi”, “os”) behandler personoplysninger og anvender cookies i forbindelse med vores website, kundeportal og SMTP-tjenester.

Behandlingen sker i overensstemmelse med EU’s databeskyttelsesforordning (GDPR), databeskyttelsesloven og øvrig gældende lovgivning.

Ikke-nødvendige cookies anvendes kun med dit samtykke.

1. Dataansvarlig og kontaktoplysninger

SMTP.dk ApS er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger om besøgende, kunder, kontaktpersoner og brugere af vores platforme.

SMTP.dk ApS
Refshalevej 163A
1432 København K
CVR-nr.: 29849439
Telefon: +45 20 88 08 80
E-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
Website: www.smtp.dk

Du er velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål til vores behandling af personoplysninger eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder.

2. Hvornår er SMTP.dk dataansvarlig eller databehandler?

SMTP.dk er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler til vores egne formål. Det gælder blandt andet kundeadministration, fakturering, support, sikkerhed, drift og markedsføring.

Når vi leverer SMTP-tjenester og behandler e-maildata på vegne af en kunde, er kunden som udgangspunkt dataansvarlig, mens SMTP.dk er databehandler.

Behandling af e-maildata på vegne af kunden er reguleret af vores separate databehandleraftale (“DPA”).

3. Oplysninger vi behandler

3.1 Besøg på vores website

Når du besøger vores website, kan vi behandle tekniske oplysninger såsom:

• IP-adresse
• Browsertype og enhedstype
• Operativsystem
• Besøgte sider og tidspunkt
• Henvisende website
• Cookievalg og samtykkestatus

Nødvendige tekniske oplysninger behandles for at drive og beskytte websitet.

Oplysninger til statistik eller markedsføring behandles kun, hvis du har givet samtykke til de relevante cookies.

3.2 Oprettelse af konto og køb af tjenester

Når du opretter en konto eller køber en tjeneste, kan vi behandle:

• Navn og kontaktoplysninger
• Adresse og land
• Firmanavn og CVR- eller VAT-nummer
• Login- og kontooplysninger
• Ordre-, betalings- og faktureringsoplysninger
• Abonnement, forbrug og købshistorik
• IP-adresser og domæner tilknyttet kontoen
• Kommunikation mellem dig og SMTP.dk

Vi behandler oplysningerne for at oprette og administrere din konto, levere de bestilte tjenester, modtage betaling og overholde vores juridiske forpligtelser.

3.3 Support og anden kontakt

Når du kontakter os, kan vi behandle:

• Navn og kontaktoplysninger
• Kunde- og kontonummer
• Indholdet af din henvendelse
• Tekniske oplysninger og relevante logdata
• Eventuelle vedhæftede dokumenter eller skærmbilleder

Oplysningerne bruges til at besvare henvendelsen, levere support, dokumentere kommunikationen og forbedre vores tjenester.

Undlad at sende følsomme personoplysninger eller adgangskoder, medmindre det er nødvendigt og særskilt aftalt med os.

3.4 SMTP-tjenester og e-maildata

Når en kunde anvender vores SMTP-tjenester, kan vi på kundens vegne behandle:

• Afsender- og modtageradresser
• Afsenderdomæner og IP-adresser
• Emnefelt og tekniske mailheaders
• E-mailindhold under transmission
• Tidspunkt og leveringsstatus
• SMTP-svar, bounce-oplysninger og fejlmeddelelser
• Spam-, sikkerheds- og leveringsrelaterede oplysninger

E-mailindhold behandles midlertidigt i det omfang, det er nødvendigt for transmission, sikkerhed, spamkontrol og fejlhåndtering.

E-mailindhold opbevares ikke permanent, men kan midlertidigt befinde sig i en mailkø eller blive behandlet, når det er nødvendigt for levering, fejlsøgning, sikkerhed eller håndtering af misbrug.

Kunden er dataansvarlig for modtageroplysninger, e-mailindhold og det juridiske grundlag for afsendelsen. SMTP.dk behandler oplysningerne efter kundens dokumenterede instrukser og den gældende databehandleraftale.

3.5 Nyhedsbreve og markedsføring

Hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev eller på anden måde giver samtykke til markedsføring, behandler vi dit navn, din e-mailadresse og oplysninger om dit samtykke.

Vi kan registrere åbninger og klik, hvis du har givet det nødvendige samtykke til sådan tracking.

Du kan til enhver tid afmelde markedsføring via afmeldingslinket i vores e-mails eller ved at kontakte Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den..

Tilbagekaldelse af samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der fandt sted, før samtykket blev trukket tilbage.

3.6 Forebyggelse af misbrug og sikkerhed

Vi kan behandle konto-, trafik- og tekniske oplysninger for at:

• Forebygge spam, phishing og bedrageri
• Opdage kompromitterede konti
• Beskytte vores systemer, domæner og IP-adresser
• Undersøge sikkerhedsbrud og misbrug
• Behandle klager fra modtagere og mailudbydere
• Overholde lovlige krav fra myndigheder

4. Formål og juridisk grundlag

Vi behandler personoplysninger på følgende grundlag:

Vores legitime interesser består blandt andet i at drive, beskytte og forbedre vores tjenester, yde support, forebygge misbrug og dokumentere vores aktiviteter.

5. Modtagere og databehandlere

Vi sælger ikke personoplysninger og videregiver ikke oplysninger til tredjeparter til deres egne markedsføringsformål.

Vi kan dele oplysninger med leverandører og databehandlere, når det er nødvendigt for:

• Hosting og datacenterdrift
• Betalingsbehandling
• Regnskab og fakturering
• Kundeservice og support
• E-mailkommunikation
• Sikkerhed, overvågning og forebyggelse af misbrug
• Statistik og analyse, hvis der er givet samtykke
• Juridisk rådgivning og myndighedskrav

Vores databehandlere må kun behandle oplysninger efter vores instrukser og skal beskytte oplysningerne i overensstemmelse med gældende lovgivning.

En opdateret oversigt over relevante underdatabehandlere kan findes her: [indsæt link til underdatabehandlerliste].

6. Overførsel til lande uden for EU/EØS

Vi tilstræber, at personoplysninger hostes og behandles inden for EU/EØS.

Hvis en leverandør behandler oplysninger uden for EU/EØS, sikrer vi et gyldigt overførselsgrundlag. Det kan eksempelvis være EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller en afgørelse om et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau.

Du kan kontakte os for at få yderligere oplysninger om de relevante overførselsgrundlag.

7. Opbevaring og sletning

Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt for det formål, oplysningerne blev indsamlet til, eller så længe lovgivningen kræver det.

Som udgangspunkt gælder følgende:

• SMTP-trafiklogs og tekniske metadata opbevares normalt i op til 30 dage
• E-mailindhold opbevares ikke permanent, men kan midlertidigt befinde sig i en mailkø
• Konto- og abonnementsoplysninger opbevares, mens kundeforholdet består
• Inaktive konti kan slettes efter 12 måneders inaktivitet og efter forudgående varsel
• Fakturaer og bogføringsmateriale opbevares i den periode, bogføringslovgivningen kræver
• Supporthenvendelser opbevares, så længe det er nødvendigt for support, dokumentation og eventuelle retskrav
• Dokumentation for markedsføringssamtykke opbevares, så længe det er nødvendigt for at dokumentere samtykket
• Oplysninger om misbrug, sikkerhedshændelser og tvister kan opbevares længere, når det er nødvendigt for dokumentation eller retskrav
• Data i backups slettes eller overskrives efter vores gældende backupprocedurer

Oplysninger kan opbevares længere, hvis det er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav.

8. Informationssikkerhed

Vi anvender passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod tab, misbrug, uautoriseret adgang, ændring og offentliggørelse.

Foranstaltningerne kan blandt andet omfatte:

• Adgangskontrol
• Krypteret kommunikation
• Overvågning og logning
• Spam- og malwarefiltrering
• Opdatering og vedligeholdelse af systemer
• Backup og beredskabsprocedurer
• Begrænset adgang for medarbejdere og leverandører

Ingen internetbaseret tjeneste kan dog garanteres at være fuldstændig sikker.

9. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne mulighed for at:

• Få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig
• Få urigtige eller ufuldstændige oplysninger rettet
• Få oplysninger slettet, når betingelserne er opfyldt
• Få behandlingen begrænset
• Gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse
• Gøre indsigelse mod direkte markedsføring
• Modtage visse oplysninger i et struktureret og maskinlæsbart format
• Trække et samtykke tilbage
• Klage til en tilsynsmyndighed

Rettighederne kan være begrænset af lovgivning, hensynet til andre personer eller vores behov for at dokumentere og forsvare retskrav.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.. Vi kan anmode om dokumentation for din identitet, hvis det er nødvendigt for at sikre, at oplysninger ikke udleveres til uvedkommende.

10. Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med vores behandling af personoplysninger, er du velkommen til først at kontakte os.

Du kan også klage til:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon: +45 33 19 32 00
Website: www.datatilsynet.dk

11. Cookies og lignende teknologier

Cookies er små datafiler, som gemmes på din computer, telefon eller anden enhed. Vi kan også anvende lignende teknologier såsom pixels, lokal lagring og tekniske identifikatorer.

Vi anvender disse teknologier til at:

• Få websitet og kundeportalen til at fungere
• Huske dine valg og indstillinger
• Beskytte login og forhindre misbrug
• Analysere trafik og brug af websitet
• Måle effekten af vores kommunikation og markedsføring

12. Cookiekategorier

12.1 Nødvendige cookies

Nødvendige cookies bruges til grundlæggende funktioner såsom navigation, login, sikkerhed, sessionsstyring og registrering af cookievalg.

Disse cookies kan anvendes uden samtykke, fordi de er nødvendige for at levere websitet eller en funktion, som brugeren udtrykkeligt har anmodet om.

12.2 Funktionelle cookies

Funktionelle cookies bruges til at huske valg og indstillinger, som ikke er strengt nødvendige for websitets grundlæggende funktion.

Disse cookies anvendes kun med dit samtykke, medmindre den konkrete cookie er nødvendig for en funktion, du har anmodet om.

12.3 Statistikcookies

Statistikcookies hjælper os med at forstå, hvordan besøgende bruger vores website, eksempelvis hvilke sider der besøges, og om der opstår tekniske fejl.

Disse cookies anvendes kun med dit samtykke.

12.4 Marketingcookies

Marketingcookies kan bruges til at måle kampagner, følge besøgendes adfærd på tværs af sider eller vise mere relevant markedsføring.

Disse cookies anvendes kun med dit samtykke.

13. Cookieoversigt

Den aktuelle oversigt over cookies, udbydere, formål og udløbstider vises i vores cookieindstillinger eller cookiedeklaration:

[Indsæt link til cookieindstillinger eller automatisk cookiedeklaration]

Oversigten opdateres løbende, når cookies eller leverandører ændres.

14. Samtykke og ændring af cookievalg

Når du besøger vores website første gang, kan du vælge at acceptere alle ikke-nødvendige cookies, afvise dem eller vælge bestemte kategorier.

Ikke-nødvendige cookies placeres først, når du har givet samtykke.

Du kan til enhver tid ændre eller trække dit samtykke tilbage via:

[Indsæt link eller knap: “Cookieindstillinger”]

Tilbagekaldelse af samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der fandt sted før tilbagekaldelsen.

Du kan også slette cookies gennem indstillingerne i din browser. Hvis du blokerer nødvendige cookies, kan dele af websitet eller kundeportalen muligvis ikke fungere korrekt.

15. Automatiske afgørelser

Vi anvender ikke personoplysninger til automatiske afgørelser, der har retsvirkning eller på tilsvarende måde påvirker dig væsentligt.

Vi kan anvende automatiske sikkerheds- og spamkontroller til at opdage og begrænse mulig misbrug af vores tjenester. Sådanne kontroller kan medføre midlertidig begrænsning eller suspension, som kan undersøges af vores support.

16. Ændringer til politikken

Vi kan opdatere denne politik, når vores tjenester, leverandører, teknologi eller juridiske forpligtelser ændres.

Den gældende version vil altid være tilgængelig på smtp.dk med angivelse af datoen for den seneste opdatering.

Ved væsentlige ændringer kan vi informere registrerede kunder via e-mail eller gennem vores platform.